Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

§ 1 · Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

(1) Der Auftragsverarbeiter erbringt für den Verantwortlichen Dienstleistungen zur Implementierung, Bereitstellung und Wartung einer geschlossenen KI-Infrastruktur (Compliance KI System inkl. Firmengedächtnis/RAG-Architektur und KI-Agenten) gemäß dem Hauptvertrag, unabhängig davon, welches der Pakete Branchen Edition, KMU 25 oder KMU 50 sowie welche Zusatzmodule vereinbart wurden.

(2) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen.

(3) Die Laufzeit dieser Vereinbarung richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages (Mindestlaufzeit 12 oder 24 Monate gemäß gewähltem Paket).

§ 2 · Kategorien der Daten und Betroffenen

(1) Im Rahmen des Setups (Data Onboarding) und des laufenden Betriebs werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Inhalts- und Wissensdaten: Texte, Dokumente (PDFs, Office-Dateien), Chat-Prompts, Extraktionen und Ausgaben der KI-Systeme.
• Nutzer- und Systemdaten: Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen, Rollen-/Rechtezuweisungen, IP-Adressen und Zugriffs-Logfiles der autorisierten Mitarbeitenden.

(2) Der Kreis der von der Verarbeitung Betroffenen umfasst:

• Mitarbeitende und Beauftragte des Verantwortlichen.
• Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner des Verantwortlichen (sofern deren Daten in den hochgeladenen Firmendokumenten enthalten sind).

§ 3 · Pflichten des Auftragsverarbeiters und KI-Garantie

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen und auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.

(2) Garantie zum Ausschluss von Modell-Training (Zero Data Retention): Der Auftragsverarbeiter garantiert ausdrücklich, dass sämtliche vom Verantwortlichen eingegebenen Daten, Prompts sowie die Dokumente des Firmengedächtnisses unter keinen Umständen für das Training öffentlicher oder privater KI-Modelle Dritter (Foundation Models) verwendet werden.

(3) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet alle zur Verarbeitung befugten Personen auf die Vertraulichkeit (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b DSGVO).

§ 4 · Technische & organisatorische Maßnahmen (TOMs)

(1) Der Auftragsverarbeiter trifft vor Beginn der Verarbeitung alle erforderlichen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO zum Schutz der Daten.

(2) Dies umfasst insbesondere:

• Server-Isolation: Dedizierte Server-Infrastruktur in den ISO/IEC 27001:2022-zertifizierten Rechenzentren Nürnberg und Falkenstein (Hetzner Online GmbH, Deutschland).
• Zugriffsschutz: Verschlüsselung der Daten bei Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES-256) sowie rollenbasiertes Rechtemanagement.
• Traceability: Revisionssicheres Logging von Systemzugriffen zur Erfüllung der Transparenzpflichten des EU AI Acts.

§ 5 · Genehmigte Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt seine allgemeine Genehmigung zum Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter für den Betrieb des KI-Systems:

(1) Infrastruktur- & Server-Hosting (Standard): Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland). Bereitstellung der geschlossenen Server-Instanz in den Rechenzentren Nürnberg und Falkenstein, ISO/IEC 27001:2022-zertifiziert.

(2) Europäische KI-Modell-Bereitstellung (Standard): Scaleway SAS (Frankreich / EU-Endpoints) bzw. AWS Bedrock Europe (Amazon Web Services EMEA SARL, Frankfurt / EU) – DSGVO-konforme Schnittstellen für europäische Hochleistungs-KI-Modelle ohne Speicherung der Prompt-Inhalte.

(3) Optionale US-Enterprise-Modelle (nur bei aktiver Zuschaltung durch den Kunden, z. B. „US-API Modell-Anbindung / Enterprise Hybrid"): Der Zugriff auf Modelle wie OpenAI GPT-4o oder Anthropic Claude erfolgt ausschließlich mittelbar über Amazon Web Services EMEA SARL (AWS Bedrock, Region Frankfurt am Main) bzw. Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI, Region EU). Eine direkte Anbindung an die US-amerikanischen Modellanbieter selbst (z. B. OpenAI, L.L.C. oder Anthropic PBC) findet nicht statt. Für die genannten EU-Enterprise-Schnittstellen gelten strikte B2B-Datenschutzvereinbarungen (Zero Data Retention).

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen vor der Einbindung neuer Unterauftragsverarbeiter. Dem Verantwortlichen steht ein Einspruchsrecht zu.

§ 6 · Rückgabe, Übergang & Löschung nach Vertragsende

(1) Endet das Vertragsverhältnis ordentlich nach Ablauf der vereinbarten Mindestlaufzeit (12 oder 24 Monate) durch Kündigung des Verantwortlichen, geht die für den Verantwortlichen eingerichtete Server-Instanz einschließlich sämtlicher darauf befindlicher Daten, insbesondere des Firmengedächtnisses (RAG-Wissensdatenbank), vollständig und unverändert auf den Verantwortlichen über. Eine Löschung durch den Auftragsverarbeiter findet in diesem Fall nicht statt.

(2) Der Auftragsverarbeiter wirkt an der Übertragung der zugrunde liegenden Drittverträge (insbesondere Hosting-Vertrag mit Hetzner Online GmbH sowie API-Nutzungsvertrag mit Scaleway SAS bzw. dem jeweils eingesetzten Anbieter) auf den Verantwortlichen mit. Da es sich hierbei um eine Vertragsübernahme handelt, steht diese unter dem Vorbehalt der Zustimmung des jeweiligen Drittanbieters. Bestehen zum Zeitpunkt des Übergangs Reseller- oder Rahmenvereinbarungen zwischen dem Auftragsverarbeiter und einzelnen Drittanbietern, richtet sich der Übergang nach den dort getroffenen Regelungen.

(3) Mit dem Übergang endet die Zuständigkeit des Auftragsverarbeiters für Sicherheits-Updates, Datensicherung (Backups) und laufenden Support. Der Verantwortliche ist ab diesem Zeitpunkt für den eigenverantwortlichen Betrieb der Infrastruktur zuständig.

(4) Endet das Vertragsverhältnis vorzeitig, insbesondere durch außerordentliche Kündigung vor Ablauf der Mindestlaufzeit, löscht der Auftragsverarbeiter sämtliche verarbeiteten Daten sowie bestehende System-Backups vollständig und datenschutzkonform, sofern der Verantwortliche nicht zuvor ausdrücklich einen vollständigen Datenexport (Rückgabe) verlangt.